教职工因公出国(境)手续办理流程


第一步:校内申请

1、访问研修类

申请人持邀请函(如系外文则需附中文翻译件)、研修计划,在OA中填写因公出国(境)审批表》校内相关单位和领导审批。

2、国际会议类

申请人持邀请函(国外大学或研究机构发出的正式邀请函,如系外文则需附中文翻译件)、参会资料(必须有正式论文入选和入选证明),在OA中填写出国(境)参加国际学术会议申请表所在学院/单位做出学术评价并签署意见,校内其他相关单位和领导审批。


第二步:会签审批

相关职能部门及校领导在OA系统中会签审批,校内申请程序完结,国际交流合作处受理材料,按要求公示。


第三步:个人生物信息采集(仅新办证照)

新办证照人员可在申办证照前 60天赴省外办采集生物信息(录指纹)并拍护照及签证照片。


注意:1.需提前通过国际处专办员与省外办预约时间;最晚于提交任务请示件前2天完成生物信息采集并将照片回执单原件交国际交流合作处专办员;2.根据因公出国管理有关规定,除参加国家留学基金委项目赴外访学情况,其他因公出国(境)访学研修、参加国际会议、交流考察等必须持因公证照赴外,不得持因私证照执行公务,否则,不仅发生费用不予报销,还需追究相关责任。


1、采集指纹(提前3天预约);

身份证+户口本+预约单(身份证、户口需带原件及复印件,预约单由专办员与省外办确认后提供)  

2、照相(护照50元/版,签证20元/版,刻录光盘10元/张;可刷公务卡;因拍照地只能提供手撕发票,无明细单,无法报销。如希报销,请另取电子护照登记单填写相关信息,并注明拍照类型、单价及总金额,请拍照人在红色底单加盖发票专用章,与公务卡POS单一并作为发票附件提交财务),约10分钟后领取照片回执单和照片,并在回执单上签名)。


办理地址:湖北省外事办公室出国来华管理处(八一路3号,距洪山广场200米,与水果湖二中相邻,“九省通衢酒店”对面,),从省外办正大门东侧约20米中间玻璃门下楼进地下一层(背对楼梯右手边采集指纹,左手边照相)。


第四步:报省外办/省台办审批,取得《出国、赴港澳任务批件》/赴台任务批件

1、请示件学校出具红头文件

2、出访人员名单;

3、日程安排及译文(详细公务安排,含拟抵离境日及航班信息)

4、邀请函复印件及译文

5、因公临时出国人员备案表/《因公临时赴港澳人员备案表》/《因公临 

     时赴台人员备案表》(校党委书记签字或签字章,加盖校党委章)

6、因公出国申请表(校长签字或签字章,加学校公章);

7、财政批复(党政人员提供);

8因公临时出国(境)任务和预算审批意见表(财务处、国际交流合作处盖章);

9、因公出访告知事项(正反面打印,团长签字)

10、外国专家局审核表或批件(仅培训类团组提供)

11、照片回执单(办理新证照)

12、办理出国任务批件、护照事项表(申报系统自动生成,无需个人填报;但为完成网上申报,需个人配合完成《网上申报系统所需基本信息表》);

13、小二寸白底正面免冠彩色证件照两张(服装整齐近期彩照)


注意事项:材料请按照上述顺序清理备妥。

办理地址:湖北省外事办公室出国来华管理处政务大厅(八一路3号,距洪山广场200米,与水果湖二中相邻,“九省通衢酒店”对面,),从省外办正大门东侧约20米中间玻璃门进入后立即左转(1楼)。


第五步:办理签证

1出国任务批件(即第二步办理完后从湖北省外事办领回的审批件)

2有效护照(至少仍有半年有效期)

3邀请函及相关材料(原件、中英文)

4详细行程安排(中英文)

5出国签证事项表

6前往国签证申请表

7近期登记照片

8英文派遣函

9、签证要求的其他材料。

注意:根据相关政策要求,持因公护照办理赴国外签证必须由省外办统一代办,个人不得私自持因公护照赴有关使领馆办理签证,省外办有特殊规定的除外。办理地址:湖北省外事办公室出国来华管理处(八一路3号,距洪山广场200米,与水果湖二中相邻,“九省通衢酒店”对面,),从省外办正大门东侧约20米中间玻璃门下楼进地下一层(背对楼梯右转到尽头办公室)提交材料。


第六步:领证出机票、买保险

因公机票采购注意事项请查看以下网址:
http://coop.hue.edu.cn/c7/ea/c1788a51178/page.htm


第七步:出国(境)前校内手续

1、所有出国(境)人员在出国前均需接受行前教育,由国际交流合作处主要负责人与出国(境)人员进行行前谈话;

2. 获得项目资助的教师出国前,请到人事处签订《培养与服务协议》。并将以下材料复印件交国际交流合作处备案:

1)邀请函中英文

2)护照页和签证页

3)外语合格证(英语专业教师交毕业证和学位证复印件)

4)与我校签订的协议《培养与服务协议》


第八步:在国(境)外期间

无论短期访问与培训,抑或长期访学与研修,均应保持联系畅通,确保国内24小时内可联系到本人。短期培训1月以上或长期访学与研修者半年以上,需在原学院/部门确定一名联络员,通过联络员每月向学院/部门至少汇报一次在外培训与研修进展(并报平安),同时,抄送国际交流合作处专办员。


第九步:回国后校内手续

1、回国后一周内将护照(通行证)上交国际交流合作处统一保管,凭因公出国(境)证件收缴证明到财务处办理报销手续;

2、提交国(境)外学习、会议、访学总结、成果、图片资料及相关材料(交国际交流合作处);

3、长期访学研修者,应在一周内持学院开具的回校工作证明、结业证书、学习鉴定等材料到人事处报到,由人事处登记归档。

4、研修时间在一年以上的教师应完成“四个一”考核任务:1份国外研修报告,1次学术报告,1门双语课程(或教改课)教学教案,发表1篇核心期刊论文。研修时间不足一年的可适当减免,以协议方式明确。


注意:访学研修、国际会议、科技合作等非党政类出国(境)任务,护照采集指纹和照相程序前置,即在完成校内审批、上交任务批件请示前先到外办采集指纹并照相(照护照照片时,建议一并照签证照片)。


国际交流合作处咨询电话:87948301